התרומה מוצעת למלכ"רים העומדים בקריטריונים להשתתפות בתוכנית (בעלי אישור 46א או בעלי אישור ניהול תקין וגם מעמד 9(2) של מס הכנסה).
ארגונים שאינם זכאים: לא כל המלכ"רים העומדים בקריטריונים אלה זכאים להשתתף בתכנית התרומות של מיקרוסופט. ארגונים שאינם זכאים להשתתף בתכנית מוזמנים לבדוק את זכאותם לרכישה ממשווקי החינוך המורשים של מיקרוסופט; ייתכן כי הם זכאים לקבל תוכנה מוזלת ממיקרוסופט. סוגי הארגונים הבאים אינם זכאים לקבלת תרומות תוכנה ממיקרוסופט:
סוכנויות או ארגונים ממשלתיים.
מוסדות חינוך, לרבות בתי ספר מגיל גן חובה עד התיכון, מכללות, אוניברסיטאות, ובתי ספר מקצועיים.
ארגונים ורשתות בריאות, לרבות בתי חולים, רשתות מתמחות, טיפול אמבולטורי, ארגונים המעניקים טיפול רפואי וסיעודי בבית, ארגוני מחקר, ומעבדות. יוצאים מן הכלל: מרפאות בריאות קהילתיות, קבוצות מחקר רפואי, עמותות לבריאות התנהגותית, מרכזי בריאות לנשים, ובנקי דם זכאים להגיש בקשה לתרומות תוכנה של מיקרוסופט.
ועדי עובדים וארגונים פוליטיים; איגודי מסחר ואיגודים מקצועיים ללא מטרות או פעילויות צדקה; מתן חסות לאירועים, לדוכנים, לתערוכות או למופעים; אירועי גיוס כספים כמו ארוחות צהריים, ארוחות ערב, צעדות, מרוצים, או תחרויות ספורט.
ארגונים דתיים שאינם רשומים כאגודות חסד ואין להם קהילה עם ייעוד חילוני בנפרד מבית הכנסת, הכנסיה או המסגד או ארגון דתי אחר. ייעוד חילוני מוגדר כארגון המספק שירותים לאנשים ללא קשר לאמונתם הדתית ואינו מפיץ אמונה בדת מסוימת. דוגמה: ארגון חלוקת מזון במעמד עמותה ללא כוונת רווח או עמותת חסד המנוהל על ידי ארגון דתי (כגון בית כנסת, מסגד, או כנסייה) אך מהווה ארגון נפרד וייחודי המספק מזון וארוחות לכל אדם הזכאי לשירותים, ללא קשר לאמונתו הדתית. ארגונים דתיים ללא ייעוד חילוני מוזמנים לבקר בעמוד תוכנית החינוך של מיקרוסופט לקבלת מידע על אפשרויות רישוי: ייתכן כי הם זכאים לקבל תוכנה מוזלת של מיקרוסופט באמצעות תכניות אלה.
מחדשי מחשבים שבכוונתם להתקין את התוכנה הנתרמת במחשבים מחודשים (refurbished) אשר יחולקו או ייתרמו לעמותות או לבתי ספר. נא בקרו בדף התכנית למחדשי מחשבים רשומים.
לארגונים זכאים יוקצה מספר בקשות מרבי לתרומת תוכנות ממיקרוסופט, המתאפס אחת לשנתיים. מחזור בן שנתיים עבור ארגון יתחיל עם בקשת התרומה הראשונה של אותו ארגון אחרי 27 ביולי 2011. כעבור שנתיים יתחיל מחזור נוסף, והקצאה חדשה תועמד לרשות הארגון. הארגון אינו מחויב לבקש את מלוא כמות ההקצאה. אין הגבלה על מספר הבקשות הנפרדות שהארגון רשאי להגיש ואין דרישה לכמות מינימום.
במהלך המחזור בן השנתיים, הארגון רשאי לבקש מוצרים מתוך 10 קבוצות כותרים לכל היותר. לקבוצות כותרים המכילות יישומים הפועלים במחשבים נפרדים (כמו מחשב PC שולחני או נייד), מספר הרישיונות המרבי הוא 50. לקבוצות כותרים המכילות רישיונות גישה ללקוח (CAL) או רישיונות אחרים הכרוכים בחיבור לשרת או ניהול שרת, מספר הרישיונות המרבי הוא גם 50. למוצרי שרת נקבע מספר מרבי של חמישה מוצרים, ללא קשר לקבוצת הכותרים. לקבלת פרטים נוספים, נא עיינו במידע על כמות ותדירות הבקשות ממיקרוסופט בדף תכנית התרומות של מיקרוסופט – זכאות והקצאות.
ארגונים הדוגלים, התומכים או הנוהגים באפליה על רקע גיל, מוצא, מין, לאום, נכות, גזע, מידות גוף, דת, נטייה מינית, או רקע סוציו-אקונומי אינם זכאים להשתתף בתכנית זו. על מנת לקבל תרומות, יידרשו הארגונים להפגין נכונות ויכולת להצהיר כי אין הם נוהגים באפליה על יסוד אף אחד מגורמים אלה.
אסור להעביר מוצרי מיקרוסופט בין ישויות חוקיות נפרדות או למכור אותם מחדש. בנוסף, אין להתקין מוצרי מיקרוסופט במחשבים העתידים להינתן או להימכר לארגונים אחרים או לאנשים פרטיים, גם לא כחלק מפעילות צדקה.
המוצר הנתרם יוענק במסגרת תכנית זו לארגונים העומדים בקריטריונים בלבד, אך לא לאנשים פרטיים.
